TRATAMIENTO
DE
LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El
tratamiento de los documentos electrónicos representa la gestión documental o
conjunto de operaciones realizadas a la información producida por medios
electrónicos y validados con firma digital en el marco del ciclo vital de los
documentos desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un
archivo histórico teniendo en cuenta a lo largo del proceso su configuración,
transformación, memorización, restitución, etc. y garantizando siempre su
conservación, autenticidad, integridad
y
disponibilidad a largo plazo.
Para el tratamiento de los documentos electrónicos que está sujeto a variables
de tiempo, espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y función de los
mismos se debe tener en cuenta:
-Establecer políticas y procedimientos
para organizar y conservar este tipo de documentos.
-Implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos
almacenados en su versión final no pueden ser modificados.
-Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuales se van
a conservar.
-Crear un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos
electrónicos.
-Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos
en soporte electrónico. La temperatura debe estar entre 16° C y 20°C, y la
humedad entre 30% y 40%.
-Establecer planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e
inundaciones.
-Fomentar
medidas de seguridad contra el robo que además se extiendan a sistemas de
seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar
los documentos electrónicos.
-Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por
medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas
geográficas.
-Propiciar
la defensa de los contenidos informacionales ante virus informáticos.
-Investigar
en el mercado sobre los avances tecnológicos con el fin de estar actualizados y
poder adquirir a tiempo dispositivos y equipos de almacenamiento de
información avanzados y así trasladar la información de los equipos
actuales antes de que se vuelvan obsoletos y evitar el riesgo pérdida de
información.
-Establecer
políticas de migración de la información.
-La
protección de los soportes electrónicos contra los agentes de deterioro físicos
y bióticos.
-La
reproducción de la documentación con el fin de disponer de copias de seguridad
y luchar también con la obsolescencia.
-Estudiar
estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la reproducción masiva y
continua de documentos electrónicos con el fin de salvaguardar formatos e
información a través del tiempo para garantizar así su decodificación futura.
