Conceptos generales

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El tratamiento de los documentos electrónicos representa la gestión documental o conjunto de operaciones realizadas a la información producida por medios electrónicos y validados con firma digital en el marco del ciclo vital de los documentos desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico teniendo en cuenta a lo largo del proceso su configuración, transformación, memorización, restitución, etc. y garantizando siempre su conservación, autenticidad, integridad y disponibilidad a largo plazo.

Para el tratamiento de los documentos electrónicos que está sujeto a variables de tiempo, espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y función de los mismos se debe tener en cuenta:

 -Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos.

-Implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados.

-Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuales se van a conservar.

-Crear un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos electrónicos.

-Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. La temperatura debe estar entre 16° C y 20°C, y la humedad entre 30% y 40%.

-Establecer planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e inundaciones.

-Fomentar medidas de seguridad contra el robo que además se extiendan a sistemas de seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos electrónicos.

-Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.

-Propiciar la defensa de los contenidos informacionales ante virus informáticos.

-Investigar en el mercado sobre los avances tecnológicos con el fin de estar actualizados y poder adquirir a tiempo dispositivos y equipos de almacenamiento de información  avanzados  y así trasladar la información de los equipos actuales antes de que se vuelvan obsoletos y evitar el riesgo pérdida de información.

-Establecer políticas de migración de la información.

-La protección de los soportes electrónicos contra los agentes de deterioro físicos y bióticos.

-La reproducción de la documentación con el fin de disponer de copias de seguridad y luchar también con la obsolescencia.

-Estudiar estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la reproducción masiva y continua de documentos electrónicos con el fin de salvaguardar formatos e información a través del tiempo para garantizar así su decodificación  futura.

-El desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de hardware y software obsoletos.

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